El fichaje digital obligatorio será una realidad para todas las empresas en España a partir de 2026. Esta nueva normativa supone un cambio definitivo en la forma de registrar la jornada laboral y obliga a abandonar sistemas manuales o poco fiables para implantar soluciones digitales, seguras y trazables.
En este artículo te explicamos qué es el fichaje digital obligatorio, qué exige la nueva ley, cómo afecta a las empresas y cómo prepararte con una solución profesional como Visual Presencia.
¿Qué es el fichaje digital obligatorio?
El fichaje digital obligatorio es la exigencia legal de que todas las empresas utilicen sistemas digitales para registrar la jornada laboral de sus trabajadores. El objetivo principal es garantizar que las horas trabajadas queden registradas de forma veraz, accesible y no manipulable, tanto para la empresa como para los empleados y la Inspección de Trabajo.
Esta medida refuerza y amplía la obligación ya existente de control horario, eliminando definitivamente métodos como:
- Registros en papel
- Hojas de Excel
- Sistemas manuales sin trazabilidad
Fichaje digital obligatorio en 2026: qué exige la nueva normativa
Con la entrada en vigor de la normativa en 2026, las empresas deberán cumplir una serie de requisitos concretos en sus sistemas de control horario digital:
Registro digital completo
El fichaje debe realizarse mediante un sistema digital, accesible y automatizado.
Registro detallado de la jornada
El sistema debe recoger:
- Hora de entrada
- Hora de salida
- Pausas y descansos
- Horas extra, si las hubiera
Trazabilidad e inalterabilidad
Los registros deben ser fiables, verificables y no manipulables, dejando rastro de cualquier modificación.
Conservación de los datos
La información del fichaje debe conservarse durante al menos cuatro años.
Acceso para Inspección de Trabajo
Los registros deben poder facilitarse de forma rápida y remota en caso de inspección.
El incumplimiento de estas obligaciones puede derivar en sanciones económicas importantes, además de problemas legales y laborales.
¿A qué empresas afecta el fichaje digital obligatorio?
El fichaje digital obligatorio en 2026 afecta a todas las empresas, con independencia de su tamaño, del sector en el que operen o del tipo de contrato de sus empleados. La obligación se extiende igualmente a los nuevos modelos de trabajo, como el teletrabajo, los entornos híbridos y las jornadas flexibles, por lo que no existen excepciones en función de la modalidad laboral. En consecuencia, cualquier organización con trabajadores a su cargo deberá implantar un sistema de fichaje digital adaptado a la normativa vigente para garantizar el cumplimiento legal.
Visual Presencia: la solución ideal para el fichaje digital obligatorio
Visual Presencia es una plataforma especializada en control horario digital y gestión de personal, diseñada para ayudar a las empresas a cumplir con la normativa actual y futura, incluido el fichaje digital obligatorio en 2026.
✅ Múltiples sistemas de fichaje
Permite fichar mediante:
- App móvil
- Navegador web
- Huella dactilar
- Reconocimiento facial
- Tarjeta RFID
- Código QR
Adaptándose a cualquier entorno laboral.
✅ Cumplimiento legal garantizado
Todos los registros quedan almacenados de forma segura, trazable y conforme a la normativa laboral vigente.
✅ Gestión integral de RRHH
Además del fichaje digital, Visual Presencia permite gestionar:
- Vacaciones
- Permisos
- Incidencias
- Turnos
- Informes personalizados
Todo desde una única plataforma.
✅ Ideal para teletrabajo y movilidad
Perfecto para empresas con equipos en remoto o con movilidad constante.
El fichaje digital obligatorio en 2026 marcará un antes y un después en la gestión laboral de las empresas en España. Adaptarse no es solo una obligación legal, sino una oportunidad para mejorar la eficiencia, la transparencia y el control interno.
Con Visual Presencia, tu empresa estará preparada para cumplir la normativa y optimizar la gestión del tiempo y del talento de forma profesional y segura.
